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Die Lösung richtet sich an Unternehmen und Teams im kreativen Bereich, die Inhalte parallel auf mehreren digitalen Plattformen veröffentlichen und eine zentrale Verwaltung ihrer Assets benötigen.
Der Kunde arbeitet in einem kreativen Umfeld und produziert regelmässig Inhalte für unterschiedliche digitale Kanäle. Dazu gehören unter anderem Social-Media-Plattformen, Webseiten und weitere Content-Distribution-Kanäle. Jeder veröffentlichte Beitrag besteht aus mehreren Bestandteilen wie Bildmaterial, Texten, Beschreibungen oder Metadaten.
In der bisherigen Arbeitsweise mussten Inhalte für jede Plattform einzeln vorbereitet und veröffentlicht werden. Bilder und Texte wurden mehrfach gespeichert, kopiert und angepasst. Dieser Prozess war nicht nur zeitaufwendig, sondern führte auch regelmässig zu Inkonsistenzen zwischen den Plattformen. Änderungen an Inhalten mussten manuell an mehreren Stellen vorgenommen werden, was zusätzlichen Aufwand verursachte und Fehlerquellen erhöhte.
Mit wachsender Anzahl an Veröffentlichungen und beteiligten Mitarbeitenden wurde deutlich, dass eine strukturierte und zentrale Content-Verwaltung notwendig ist. Ziel war es daher, eine Infrastruktur zu schaffen, die Inhalte einmalig erfasst und anschliessend automatisiert für unterschiedliche Plattformen bereitstellt.
Als Lösungsansatz wurde unsere One Hub Strategy (OHS-Policy) entwickelt und vorgestellt. Das zentrale Konzept besteht darin, alle relevanten Inhalte eines Unternehmens in einem gemeinsamen digitalen Hub zu bündeln und von dort aus strukturiert an verschiedene Plattformen zu verteilen. Der Fokus lag auf dem Prinzip «Create once, distribute everywhere». Inhalte werden nur einmal erstellt und in einer zentralen Plattform gespeichert. Von dort aus können sie automatisiert oder halbautomatisiert an unterschiedliche Zielsysteme übermittelt werden.
Im Rahmen der Konzeptphase wurde zunächst analysiert, welche Content-Typen regelmässig erstellt werden und welche Plattformen angebunden werden müssen. Daraus entstand ein strukturiertes Content-Modell, das sowohl Medieninhalte als auch textbasierte Informationen und plattformspezifische Metadaten abbildet.Ein wichtiger Bestandteil der Strategie war ausserdem die organisatorische Struktur innerhalb des Systems. Da mehrere Mitarbeitende an der Erstellung und Pflege der Inhalte beteiligt sind, musste die Plattform unterschiedliche Rollen und Berechtigungen unterstützen. Redakteure, Designer und Administratoren erhalten jeweils spezifische Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten.
Darüber hinaus wurden Workflow-Mechanismen definiert, um Freigaben, Änderungen und Veröffentlichungen strukturiert zu steuern. Dadurch entsteht ein klarer Prozess von der Erstellung eines Inhalts bis zur finalen Veröffentlichung auf den jeweiligen Plattformen.
Durch die Einführung der One Hub Strategy konnte der Kunde seine Content-Prozesse deutlich vereinfachen und strukturieren. Die zentrale Verwaltung reduziert den Aufwand für die Erstellung und Pflege von Inhalten erheblich.
Statt Inhalte mehrfach zu erstellen oder zu kopieren, werden sie nun einmalig im System erfasst. Änderungen müssen nur noch an einer Stelle vorgenommen werden und stehen anschliessend automatisch für alle angebundenen Plattformen zur Verfügung. Dadurch sinkt der operative Aufwand im täglichen Content-Management deutlich.
Gleichzeitig verbessert sich die Konsistenz der veröffentlichten Inhalte. Bilder, Texte und Metadaten stammen immer aus derselben zentralen Quelle, wodurch Abweichungen zwischen verschiedenen Plattformen vermieden werden. Auch die Zusammenarbeit im Team profitiert von der neuen Infrastruktur. Klare Rollenstrukturen und definierte Workflows sorgen dafür, dass Verantwortlichkeiten transparent bleiben und Inhalte strukturiert bearbeitet werden können.
Darüber hinaus schafft die API-basierte Architektur eine langfristig skalierbare Grundlage. Neue Plattformen oder digitale Kanäle können künftig ohne grundlegende Systemänderungen angebunden werden.
Die technische Umsetzung erfolgte innerhalb einer Projektlaufzeit von einem Monat. In diesem Zeitraum wurde eine zentrale Serverinfrastruktur aufgebaut und ein Headless-CMS als Kernsystem implementiert.
Der Server dient als zentraler Content-Hub, in dem sämtliche Inhalte gespeichert und verwaltet werden. Das Headless-CMS stellt dabei die Datenstruktur sowie die Verwaltungsoberfläche für die Mitarbeitenden bereit. Im Gegensatz zu klassischen Content-Management-Systemen ist das System vollständig entkoppelt von der Darstellungsschicht. Inhalte werden nicht direkt für eine bestimmte Plattform erstellt, sondern strukturiert als Datenobjekte gespeichert.
Die Kommunikation mit externen Plattformen erfolgt über standardisierte APIs. Diese Schnittstellen ermöglichen es, Inhalte automatisiert aus dem zentralen Hub abzurufen und in verschiedenen Zielsystemen zu verwenden. Dadurch können beispielsweise Social-Media-Beiträge, Webseiteninhalte oder andere digitale Formate direkt aus der zentralen Datenbasis generiert werden.
Ein wesentlicher Bestandteil der Implementierung war die Definition eines konsistenten Content-Schemas. Bilder, Beschreibungen, Titel, Hashtags und weitere Metadaten werden in klar strukturierten Feldern abgelegt. Plattformabhängige Varianten können innerhalb desselben Datensatzes verwaltet werden, ohne Inhalte vollständig zu duplizieren.
Ergänzend dazu wurden automatisierte Workflows eingerichtet. Diese steuern unter anderem Freigabeprozesse, Versionierungen und geplante Veröffentlichungen. Inhalte können dadurch effizient vorbereitet und zum gewünschten Zeitpunkt auf den angebundenen Plattformen bereitgestellt werden.
Nach Abschluss der Implementierung verfügt der Kunde über eine zentrale Content-Plattform, die als digitaler Hub für sämtliche Medien- und Textinhalte dient. Alle relevanten Informationen, von Bildern über Beschreibungen bis hin zu plattformspezifischen Metadaten, werden strukturiert an einem Ort verwaltet.
Die One Hub Strategy ermöglicht es dem Unternehmen, Inhalte deutlich effizienter zu organisieren und zu veröffentlichen. Wiederholte manuelle Arbeitsschritte wurden reduziert, während gleichzeitig die Qualität und Konsistenz der Inhalte verbessert wurde. Durch die Kombination aus Headless-CMS, API-Integration und automatisierten Workflows entstand eine flexible und zukunftsfähige Infrastruktur. Sie bildet die Grundlage für eine skalierbare Content-Distribution und unterstützt das Unternehmen dabei, seine digitalen Kommunikationskanäle effizient zu steuern.
